Regulamin konferencji

Regulamin Konkursu Prac Naukowych V Studenckiego Ogólnopolskiego Forum Radiologicznego SOFOR

  • 1. Informacje ogólne
  1. Organizatorem Konkursu Prac Naukowych (zwanego dalej Konkursem) jest Komitet Organizacyjny V Studenckiego Ogólnopolskiego Forum Radiologicznego (zwany dalej Organizatorem).
  2. V Studenckie Ogólnopolskie Forum Radiologiczne (dalej zwane V SOFoR) odbędzie się 31 marca 2019 r. w Centrum Dydaktycznym Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego przy ul. Trojdena 2a w Warszawie.
  3. Tematyka zgłaszanych prac powinna dotyczyć: diagnostyki obrazowej, radiologii, radiologii interwencyjnej, radiologii stomatologicznej.
  • 2. Warunki uczestnictwa w Konkursie
  1. Czynnymi uczestnikami Konkursu mogą zostać wszyscy studenci kierunku lekarskiego, elektroradiologii, fizyki medycznej, którzy dokonali rejestracji w wyznaczonych w regulaminie terminach oraz terminowo przesłali streszczenie.
  2. Opiekunem pracy może być lekarz, elektroradiolog, fizyk medyczny lub doktorant.
  3. Opiekun pracy nie może być jej autorem.
  4. Praca zgłoszona do Konkursu nie może być wcześniej prezentowana w ramach innych konferencji.
  5. Uczestnictwo w Konkursie jest bezpłatne.
  6. Uczestnicy Konferencji biorący udział w Konkursie powinni dokonać zgłoszenia udziału w Konkursie w terminie do 21 lutego 2019 r. poprzez formularz rejestracyjny dostępny na stronie http://www.forumradiologiczne.pl
  • 3 Komisja Konkursowa
  1. Komisja Konkursowa ocenia przy pomocy formularza wartość merytoryczną nadesłanych prac na podstawie przedstawionego streszczenia i decyduje o ich kwalifikacji do jednej z Sesji Konkursowych.
  2. W skład Komisji Konkursowych wchodzą: Komitet I – ocenia prace do Konkursu, Komitet II – ocenia prace w trakcie Konkursu. 
  3. Skład Komisji Konkursowej dostępny jest na stronie www.forumradiologiczne.pl
  4. Członek Komisji Konkursowej, który jest opiekunem pracy zakwalifikowanej do Konkursu nie może jej oceniać w trakcie Konkursu.
  • 4 Sesje Konkursowe
  1. W ramach konferencji odbędą się trzy Sesje Konkursowe
  • Sesje wystąpień ustnych: sesja prac oryginalnych, sesja przypadków klinicznych
  • Sesja ciągła – plakatowa2.  Autorzy zgłaszają swoje prace bezpośrednio do każdej z sesji.
    3. Autorom prac, które nie zostaną zakwalifikowane do sesji wystąpień ustnych, zaoferowana zostanie możliwość zaprezentowania pracy w sesji plakatowej w przypadku dostępności miejsc w tej sesji.
    4. W ramach każdej Sesji wyłonione zostaną najlepsze prace, których autorzy otrzymają nagrody rzeczowe.
    5. Wszyscy autorzy prezentowanych prac otrzymają stosowny certyfikat.
  • 5. Zgłoszenie prac konkursowych – streszczenia
  1. Uczestnicy Konkursu są zobowiązani do nadesłania streszczenia do sesji ustnych w wyznaczonym terminie (terminarz dostępny na stronie www.forumradiologiczne.pl).
  2. Streszczenie powinno być napisany w języku polskim.
  3. Streszczenie powinno zawierać kolejno następujące dane:
  • nazwa uniwersytetu,
  • pełne imię i nazwisko autora-/ów,
  • tytuł.

Streszczenie pracy oryginalnej należy podzielić na następujące części:

  • Wstęp
  • Cel
  • Materiał
  • Metody
  • Wyniki
  • Wnioski

Streszczenie pracy typu przypadek kliniczny:

  • Wstęp (opis jednostki chorobowej)
  • Omówienie przypadku
  • Wnioski
  1. Streszczenie nie może liczyć więcej niż 2500 znaków (nie wliczamy w to: spacji, nazwy uniwersytetu, pełnego imienia i nazwiska autora-/ów, tytułu)
  2. Streszczenie należy przesyłać w wyznaczonym terminie poprzez formularz rejestracyjny, dostępny na stronie http://www.forumradiologiczne.pl
  3. Do przesłanego streszczenia należy dołączyć oświadczenie o treści: „Prezentowana praca jest samodzielnym opracowaniem jej autora/autorów. Uzyskano wszelkie wymagane zgody na wygłoszenie prezentacji. Praca nie była wcześniej prezentowana w ramach innych konferencji”. Ewentualne zabezpieczenie roszczeń dotyczących praw autorskich prezentowanych treści oraz danych klinicznych leży po stronie autora pracy.
  4. Ze względu na ograniczony czas każdej sesji, do wygłoszenia w sesjach konkursowych zostanie zakwalifikowana ograniczona ilość prac.
  5. W przypadku większej ilości zgłoszeń Komitet I wybierze prace wg ich wartości merytorycznej.
  6. Informacja na temat osób zakwalifikowanych do przedstawienia swojej pracy podczas Konkursu zostanie również przesłana na adresy e-mail wskazane przez uczestników.
  7. Organizatorzy zastrzegają możliwość niezakwalifikowania pracy w przypadku jej niewystarczającej wartości merytorycznej lub stwierdzenia naruszenia praw do własności intelektualnej.
  • 6. Zgłaszanie prac konkursowych – plakaty
  1. Uczestnicy Konkursu są zobowiązani do rejestracji w wyznaczonym terminie (formularz rejestracyjny dostępny na stronie internetowej www.forumradiologiczne.pl).
  2. Po dokonaniu rejestracji, plakaty należy przygotować w postaci prezentacji Power Point i przesłać na adres mailowy forumradiologiczne@gmail.com.
  3. Plakat powinien zawierać kolejno następujące dane:
  • nazwa uniwersytetu,
  • pełne imię i nazwisko autora (ów),
  • tytuł.

Wymogi techniczne plakatu:
należy przygotować prezentację PowerPoint.
Prezentacja może zawierać do 20 slajdów – w przypadku prac z sesji prac oryginalnych, i do 10 slajdów w przypadku prac typu case report, w tym slajd tytułowy z logo uniwersytetu i autorami pracy.
Limit ilości slajdów nie obejmuje slajdu z bibliografią.

W trakcie trwania konferencji slajdy będą wyświetlane na rzutniku. Z uwagi na ten fakt prosimy, by prezentacja była kompletna i nie wymagała ustnego opisu.

W trakcie sesji posterowej współautorzy nie muszą być obecni w trakcie wyświetlania prac, nie ma również wyznaczonego oddzielnego czasu na pytania dla autorów prac tej sesji.

Komitet Organizacyjny wystawi odpowiedni certyfikat uczestnictwa czynnego z listą współautorów dla każdej pracy, która weźmie udział w sesji posterowej.

 

  • 7. Prace konkursowe
  1. Prace zakwalifikowane do sesji ustnych powinny być przedstawione w formie prezentacji komputerowej w programie Power Point.
  2. Prezentacja multimedialna musi być przygotowana w języku polskim.
  3. Slajd tytułowy z tematem pracy powinien zawierać logo uniwersytetu, przy którym działa koło naukowe oraz nazwisko/-a autora/-ów.
  4. Czcionka na slajdach może być dowolna, w rozmiarze maksymalnie 30 pkt.
  5. Prezentacja może zawierać:
  • do 20 slajdów – w przypadku prac z sesji prac oryginalnych
  • do 10 slajdów – w przypadku prac typu przypadek kliniczny

w tym slajd tytułowy z logo uniwersytetu i autorami pracy. Limit ilości slajdów nie obejmuje slajdu z piśmiennictwem. Serdecznie prosimy o przestrzeganie limitu slajdów.

6. Czas przeznaczony na przedstawienie prezentacji multimedialnej w sesji ustnej wynosi :

  • 10 minut dla prac oryginalnych,
  • 7 minut dla prac typu przypadek kliniczny.

7. Przewidziany jest dodatkowy czas na dyskusję:

  • 5 minut dla prac oryginalnych,
  • 3 minuty dla prac typu przypadek kliniczny


8. Prezentacje multimedialne uczestników zakwalifikowanych do finału konkursu muszą być przesłane przez ich autorów na adres: forumradiologiczne@gmail.com najpóźniej 3 dni przed konferencją, tj. do 28 marca 2019r. Mail należy zatytułować: imie_nazwisko_prezentacja (imię oraz nazwisko pierwszego autora.
9.Uczestnicy sesji ustnej będą mieli do dyspozycji podczas Konkursu komputer, rzutnik multimedialny oraz wskaźnik.
10. Kolejność wygłaszanych prac zostanie podana odpowiednio wcześniej przed Sesją Konkursową.
11. Nieobecność autora prezentacji lub wyznaczonego przez niego prelegenta na początku Sesji Konkursowej może skutkować jego dyskwalifikacją.
12. Uczestnicy sesji plakatowej będą mieli do dyspozycji stanowisko z komputerem oraz rzutnikiem, na którym będą wyświetlane prace.

  • 8. Nagrody
  1. W każdej sesji – prac oryginalnych, przypadków medycznych oraz sesji plakatowej zostaną przyznane trzy miejsca tj. pierwsze – zwycięzca sesji, drugie oraz trzecie.
  2. Do decyzji Komisji Konkursowej należy możliwość przyznania wyróżnienia.
  3. Publiczność V SOFoRu przyzna nagrodę publiczności dla ich zdaniem najlepszej pracy naukowej (prace oryginalne, przypadki medyczne, prace plakatowe).
  • 9. Wizerunek 
  1. Przebieg Konferencji może być filmowany oraz fotografowany przez Organizatora oraz inne podmioty, które otrzymały zgodę Organizatora.
  2. Udział w Konferencji jest równoznaczny z przeniesieniem na Organizatora autorskich praw majątkowych do nagrań a także zdjęć oraz wyrażaniem zgody na komercyjne wykorzystanie przez Organizatora: dotyczy sytuacji gdy uczestnik zostanie sfilmowany bądź sfotografowany na terenie obiektów konferencyjnych oraz gdy uczestnik dobrowolnie wyrazi zgodę na udzielenie wywiadu bądź pozowanie do zdjęć.
  3. Wyrażona zgoda nie jest ograniczona czasowo, oraz obejmuje wszelkie formy publikacji, w tym także w Internecie, na plakatach i ulotkach, oraz w telewizji. Uczestnik zrzeka się wszelkich roszczeń, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania wizerunku.
  • 10. Ochrona danych osobowych
  1. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), V Studenckie Forum Radiologiczne informuje:1.1 Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest organizator, V Studenckie Forum Radiologiczne reprezentowana przez Aleksandrę Marię Soplińską – prezesa V SOFoR – ul. Księcia Trojdena 2a, 02 – 109 Warszawa.

    1.2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu organizacji V Studenckiego Ogólnopolskiego Forum Radiologicznego, oraz sytuacji z nią związanych, a także w celu
    informacyjnym dotyczącym organizacji kolejnych edycji SOFoR;
    1.3. Podstawą do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda na przetwarzanie
    danych osobowych;
    1.4. Podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, do jakich zostały zebrane;
    1.5. Dane nie będą udostępnianie podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem przypadków
    przewidzianych przepisami prawa (gdy dane będą przekazywane innym podmiotom należy wskazać te podmioty);
    1.6. Dane przechowywane będą przez okres pięciu lat od dnia rejestracji;
    1.7. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do: ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, poprzez kontakt mailowy:
    forumradiologiczne@gmail.com.

  • 11. Postanowienia końcowe
  1. Regulamin Konkursu dostępny jest na stronie http://www.forumradiologiczne.pl
  2. Organizator Konkursu zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego Regulaminu.
  3. Organizator Konkursu zastrzega sobie prawo do odwołania Konkursu.
  4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
  5. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane
    przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
  6. Wszelkie pytania i uwagi można kierować na adres: forumradiologiczne@gmail.com
  7. Sprawy nieregulowane w niniejszym Regulaminie rozstrzyga Organizator.